Mnoho lidí dnes považuje virtuální kancelář za totéž, co virtuální sídlo, ale tyto dva pojmy se od sebe nemohou více lišit. I když společnost využívající virtuální kancelář může potřebovat firemní poštovní adresu, není to jedno a totéž.
Virtuální kancelář vs. Virtuální sídlo
Hlavní rozdíl mezi virtuální kanceláří a virtuálním sídlem spočívá v tom, že virtuální kancelář je 100 % online, zatímco virtuální sídlo má fyzickou složku.
- Virtuální sídlo je fyzická adresa v kancelářské budově, kde můžete přijímat všechny své obchodní zásilky nebo poštu. Většina virtuálních sídel je monitorována profesionálním personálem budovy, takže vaše zásilky a pošta dorazí v pořádku.
- Virtuální kancelář je služba, která umožňuje zaměstnancům a majitelům firem pracovat na dálku tím, že poskytuje řadu obchodních funkcí přístupných přes internet. Umožňuje také organizacím vytvořit a udržovat přítomnost na žádaném místě, aniž by musely platit nájem za skutečné prostory.
Kolik stojí nájem virtuálního sídla?
Každá služba se trochu liší, ale obvykle se cena virtuálního sídla pohybuje kolem 12 000,- ročně. Například za virtuální sídlo v Praze dáte rovných 12 000,- ročně. Mějte na paměti, že virtuální sídlo firmy může být vybaveno řadou doplňků, které zvyšují celkové náklady.
Například některá zařízení, která vypadají spíše jako virtuální kanceláře, budou mít sekretářku, která může zvedat vaše telefonní hovory, nebo možnost rozhodnout se několikrát týdně kancelář také skutečně využívat.
Jednou z často přehlížených výhod virtuálního sídla oproti virtuální kanceláře je flexibilita podmínek. Když si potřebujete pronajmout virtuální kancelář, musíte většinou podepsat nějakou dlouhodobou smlouvu.
Něco takového by vám neposkytlo dostatečnou flexibilitu pro změnu adresy a mohlo by se ukázat jako nákladnější varianta. A pokud hledáte dlouhodobé řešení, pak by obvykle virtuální sídlo bylo levnější ve srovnání s virtuální kanceláří.
Jak funguje virtuální kancelář?
Virtuální kanceláře fungují z hlediska smlouvy jako běžné kancelářské prostory. Podniky si pronajmou virtuální kancelářské prostory stejně jako fyzické kancelářské prostory. Na rozdíl od nich však tyto kanceláře neposkytují vyhrazené fyzické prostory.
Některé kancelářské prostory mohou navíc do svých balíčků zahrnovat i příležitostné využívání zasedacích místností a další služby s přidanou hodnotou, jako jsou služby recepce, skříňky atd.
- Rozvoj nástrojů, jako jsou videokonference a služby zasílání zpráv, vedl k většímu využívání virtuální kanceláře.
- Náklady na provoz virtuální kanceláře jsou mnohem nižší než u tradiční kanceláře, a proto je tento typ uspořádání oblíbený mezi malými podniky a začínajícími firmami.
- Virtuální kancelář je sice pro podnikatele obvykle levnější variantou, ale některé služby, jako například telefonní záznamník a videokonference, mohou mít omezenou dostupnost.
Závěr
Virtuální kancelář umožňuje bezproblémové fungování vaší firmy na dálku, aniž byste se museli potýkat s problémy vyplývajícími z absence fyzické kanceláře. Přijetí virtuální kanceláře pro vaši firmu umožní pružnější provoz a zároveň zvýší důvěryhodnost vaší firmy a sníží režijní náklady a náklady na rozšíření. Virtuální kancelář také usnadňuje spolupráci vzdálených pracovníků.
